ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Secara etim

ologis, administrasi berasal dari

bahasa latin yang terdiri d

ari

kata ad yang berarti

intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani).

Kata administrasi juga berasal dan bahasa Belanda, yaitu

administratie

yang meliputi

:

kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan

sebagainya yang

bersifat teknis ketatausahaan

(Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)

Seme

ntara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian

kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja

sama mencapai tujuan tertentu.

Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administras

i) berpendapat bahwa administrasi merupakan

keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas

rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi me

ngenai Administrasi Perkantoran

(Office

Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi

-

definisi tersebut dapat

dirangkumkan bahwa

administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas

merencanakan, mengorganisasi

(mengatur dan menyusun), mengarahkan (me

mberikan

arah dan petunjuk), mengawasi, dan

mengendalikan (melakukan kontrol) sampai

menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

B.

Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran

.

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan

perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi

Perkantoran

sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles

Libbey adalah sebagai

berikut :

1.

Ruang perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi

Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran

udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang

pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan

-

perubahan;

Pemeliharaan

.

2.

Komunikasi (Communication)

Komunikasi me

liputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh;

Telepon;

Susunan kabel; Sis

tem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima

tamu.

3.

Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujia

n;

Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan;

Wawancara pemberhentian;

Fasilitas ruang;

Semanga

t kerjasama dan Disiplin

.

4.

Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panja

ng; Perlengkapan

arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan

dan perbaikan; Lemar

i perbekalan dan penempatan rak dan

Perabotan perpustakaan.

5.

Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi Me

sintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan

lain

-

lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian

peralatan dan

mesin baru.

6.

Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis mel

iputi Barang

-

barang keperluan tulis; Kertas surat;

Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan

baru.

7.

Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;

Pengukuran

hasil kerja tul

is; Penjadwalan

prosedur rutin.

8.

Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat

-

menyurat; pola surat; Peninjauan surat

-

menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools);

Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan

dan penyimpanan.

9.

Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau

pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman

petunjuk kerja; Latihan pemindahan

tug

as; dan Analisis tugas pekerjaan

.

Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu

administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai

ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfa

atannya dapat dirasakan apabila

prinsip

-

prinsip,

diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai

kehidupan masyarakat, bangsa dan

negara.

Sedangkan administrasi sebagai seni (Art)

merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya

dengan baik yang diperolehnya d

ari

pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori

-

teori

administrasi. la berhasil dan

sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan

tentang teori

-

teori dan

asas

-

asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia

memperoleh

kemahiran d

i dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam

m

elaksanakan

tugasnya.

Jenis-jenis Arsip

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain: 

A.  Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

B.  Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

a.       Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi: 

• Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 

• Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

• Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

• Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :  arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b.      Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder, juga meliputi:

Ø      Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan

yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana

lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Ø      Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan

berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan

            lembaga/instansi penciptanya. 

C. Berdasarkan sifat

  Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. 

Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

D. Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

E. Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

F. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

G. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

MANAJEMEN KEARSIPAN

MANAJEMEN KEARSIPAN 

Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan.

          

   A.    Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian,  pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien. Undang-undang tentang Kearsipan tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,  dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam suatu sistem kearsipan.

       

  B.        Tujuan Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :

1.       Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan secara akurat dan lengkap.

2.       Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan organisasi dan perusahaan.

3.       Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan penciptaan arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, dan operasi organisasi/perusahaan yang efektif dan ekonomis/efisien.

4.       Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip.

5.       Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.

6.       Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip sejak awal penciptaan sampai dengan akhir penyusutan, serta menekankan  pencegahan terjadinya kertas kerja yang tidak perlu.

Menurut Undang-undang tentang Kearsipan yang membedakan dua macam pengelolaan arsip seperti tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan dengan tujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan dalam pedoman tata naskah. Selain itu pejabat atau orang yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya. Jadi pada dasarnya tujuan pengelolaan arsip dinamis yaitu untuk menjamin ketersediaan, keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

Sedangkan pengelolaan arsip statis dilaksanakan dengan tujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban bagi kehidupan berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

C.    Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan

 Berdasarkan pengertian manajemen kearsipan di atas, dapat dikatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional kearsipan.

1.       Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan; yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan, dalam pengelolaan arsip dinamis, termasuk arsip vital, dan pengelolaan arsip statis.

2.       Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

3.       Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri dari identifikasi, pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan arsip.

4.       Sedangkan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses.

  

D.   Sistem Kearsipan Organisasi

Untuk mencapai tujuan manajemen ataupun pengelolaan kearsipan  tersebut  di atas diperlukan penetapan dan pemeliharaan sistem ataupun teknik-teknik yang mendukung terwujudnya program manajemen kearsipan yang efektif  dan efisien. Perihal sistem kearsipan ini juga akan dibahas secara mendalam tersendiri.