Pengertian dari laporan :
Laporan adalah penyampaian informasi
dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu
system administrasi Isi dari laporan : Laporan berisi fakta dan data mengenai
penelitian, pengamatan, percobaan, pengalaman, dan sebagainya yang diramu
menjadi informasi untuk disampaikan kepada pihak lain. Fungsi Laporan :
Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan,
dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas / perintah atau yang
mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang
dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila
ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya.
Atas dasar itu pelaporan mengandung
empat fungsi:
1. Fungsi Informatif Laporan bisa
digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya
2. Fungsi Pertanggung jawaban
Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca
laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi Pengawasan dengan membaca
laporan seorang atasan akan mengetahui tugas bawahan
4.fungsi pengambilan
keputusan seorang atasan dapat mengambil sebuah keputusan dari hasil laporan
bawahannya
Ada 3 Golongan yang terdapat dalam
laporan, yaitu :
A.
Maksud pelaporan
1 Laporan informativ,
yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan
untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian
informasi yang akurat dan terinci.
2 Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping
memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud
memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan
rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga
meyakinkan.
3 Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan
pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis
yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
4 Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi
gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau
sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).
5 Laporan Kelayakan (feasibility
report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk
menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak.
Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana
yang lebih baik.
B.
Bentuk Laporan
1 Laporan berbentuk Memo; Biasanya
laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern
organisasi.
2 Laporan berbentuk Surat; Isinya
lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio.
Bisa ditujukan ke luar organisasi.
3 Laporan berbentuk naskah; Laporan
ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam
penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
4 Laporan berbentuk Campuran;
Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat.
Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan
bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
5
Laporan berbentuk formulir. Laporan berbentuk buku.
C.
Waktu Penyampaian
1 Laporan Insidental; Laporan ini
tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu
kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
2 Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu
periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian,
Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
