LAPORAN

Pengertian dari laporan :

Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu system administrasi Isi dari laporan : Laporan berisi fakta dan data mengenai penelitian, pengamatan, percobaan, pengalaman, dan sebagainya yang diramu menjadi informasi untuk disampaikan kepada pihak lain. Fungsi Laporan : Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas / perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya.

Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi:

1. Fungsi Informatif Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya

2. Fungsi Pertanggung jawaban Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.

3. Fungsi Pengawasan dengan membaca laporan seorang atasan akan mengetahui tugas bawahan 
4.fungsi pengambilan keputusan seorang atasan dapat mengambil sebuah keputusan dari hasil laporan bawahannya

Ada 3 Golongan yang terdapat dalam laporan, yaitu :

A.    Maksud pelaporan

 1 Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.

2 Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.

3 Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.

4 Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif). 
5 Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak.

Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

B.     Bentuk Laporan

1 Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.

2 Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.

3 Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.

4 Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan. 
5 Laporan berbentuk formulir. Laporan berbentuk buku.

C.     Waktu Penyampaian

1 Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.

 2 Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.