Kearsipan

Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
• Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
 

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1.      Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

2.      Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

3.      Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

4.      Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

5.      Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

RESEPSIONIS

Pengertian Resepsionis

Resepsionis adalah orang yang bertugas sebagai penerima tamu disuatu perusahaan, kantor, hotel.

- Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis :

• Menerima dan menghubungkan telepon masuk kepada pihak yang dituju
• Menghubungi nomor telepon yang ingin dituju atas permintaan-permintaan pihak terkait
• Menyampaikan pesan kepada pihak internal maupun eksternal Lembaga Penjamin Simpanan bilamana yang bersangkutan berhalangan untuk menerima telepon tersebut dan mencatat pesan yang perlu disampaikan
• Menerima kedatangan tamu-tamu Lembaga Penjamin Simpanan dengan ramah dan sikap yang professional
• Mencatat dalam log book telepon masuk dan keluar
• Membuat laporan kegiatan secara periodik
• Melakukan tugas-tugas dan fungsi resepsionis lainnya 

Tugas utama resepsionis adalah untuk menjawab semua panggilan masuk dan mengarahkan panggilan orang yang tepat atau departemen. Resepsionis juga mungkin terlibat dengan pekerjaan administrasi lainnya jika penerimaan tenang.   

CONTOH SURAT LAMARAN KERJA

Contoh surat lamaran kerja ~ Sebagai awal mencari pekerjaan pada suatu perusahaan yang menyediakan lowongan kerja kita biasanya dimulai dengan membuat surat lamaran kerja. Misalnya perusahaan umum, Bank, CPNS, bahkan seorang perawat pun tetap juga memerlukan sebuah cv lamaran kerja. Memang tidaklah sulit untuk membuatnya  tetapi akan membutuhkan waktu untuk menyusun rangkaian kalimat sehingga membentuk sebuah surat lamaran kerja yang baik dan benar agar kesan pertama dari surat lamaran kerja terhadap anda menjadikan peluang untuk diterima semakin terbuka.

Kesan pertama dari sebuah surat lamaran kerja tentu akan sangat menentukan langkah selanjutnya dari hal melamar kerja anda, bayangkan saja jika surat lamaran yang anda buat tidaklah baik, kalimatnya tidak rapi, bertele-tele dan juga kurang menarik, saya kira pihak HRD perusahaan akan langsung melewati surat lamaran kerja anda tanpa membacanya apalagi mempertimbangkan lamaran anda.

Cara membuat surat lamaran kerja yang baik dan benar

1. Pergunakan bahasa yang baik dan benar
    Susun kalimat - kalimat surat lamaran kerja dengan baik dan benar jangan menggunakan bahasa gaul yang tidak patut dicantumkan.

2. Tulislah dengan kalimat yang sopan
    Jangan lupa menggunakan kalimat yang sopan, dan jangan menggunakan kalimat yang terkesan menyombongkan diri.

3. Usahakan menulis manual dengan rapi

    Hingga saat ini masih banyak perusahaan yang lebih menyukai surat lamaran kerja yang ditulis dengan manual menggunakan ballpoint, karena akan mudah menilai kepribadian seseorang dari hasil tulisan tangannya sendiri. Upayakan agar tidak kotor dan corat-coret tulisan anda.

4. Siapkan dan lengkapi syarat-syarat dari perusahaan
    Jangan lupa melengkapi surat-surat yang dibutuhkan ataupun disyaratkan dari peusahaan

5. Lampirkan sertifikat pendukung lainnya
   Jika ada sertifikat lain boleh saja ikut dilampirkan untuk menambahkan kriteria kemampuan anda, sehingga pihak HRD lebih mempertimbangkan anda

Contoh surat lamaran kerja umum 1

Hal : lamaran pekerjaan

Kepada Yth.,
Bpk / Ibu Personalia 
PT. Maju Terus Pantang Mundur
Jl. Mawar Merah No 88
Jakarta Barat

Dengan hormat,

Sesuai dengan informasi adanya lowongan pekerjaan dari PT. Maju Terus Pantang Mundur yang saya dapatkan dari harian Merdeka pada tanggal 15 Nopermber 2013. Saya bermaksud untuk melamar pekerjaan dan bergabung ke dalam perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin. Adapun bagian pekerjaan yang saya maksudkan adalah bagian Marketing dengan kode (MG) di perusahaan PT. Maju Terus Pantang Mundur.

Berikut ini adalah data singkat saya
Nama                        : Siswono Suryo
Tempat / tgl. lahir       : Jakarta, 05 mei 1995
Pendidikan Terakhir   : S1 Manajemen Informatika
Alamat                      : Jl Penggangsaan Timur No 56
Telepon (HP)             : 081234567891
Status                        : Lajang

Dan saat ini saya dalam keadaan yang sehat dan dapat berbahasa Inggris dengan fasih. Kejujuran selalu saya utamakan dan latar belakang pendidikan saya sangat memuaskan, dan saya juga dapat mengoperasikan  komputer baik itu Lotus Spreedsheet, MS Office Word, Excell, Access dan beberapa macam software perkantoran lainnya.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan :
1. Daftar Riwayat Hidup
2. Foto copy ijazah S1
3. Foto copy transkrip nilai
4. Foto copy sertifikat kursus dan pelatihan
5. Pas photo yang terbaru

Kesempatan wawancara dari Bapak / Ibu Personalia sangat saya harapkan agar saya dapat menjelaskan lebih rinci tentang potensi dan kemampuan saya untuk perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin.

Demikian surat lamaran ini, Saya ucapkan terima kasih atas perhatian Bapak / Ibu personalia.


Hormat saya,

Hengki Kristianto

Contoh Surat Lamaran Kerja Umum 2

Martapura, 15 Nov 2013

Kepada Yth. HRD
Pt. Maju Terus Pantang Mundur,
Jl. Sam Ratulangi No. 99
Martapura

Dengan hormat,

Saya yang bertandatangan di bawah ini :
Nama                  :  Abdul Qodir, SE
Tempat, Tgl. Lahir    :  Ambon, 8 Agustus 1988
Alamat                :  Jl. Sumbangsih
No. Telp/HP           :  081234567891
Pendidikan            :  S1 Manajemen

Dengan surat ini saya ingin mengajukan lamaran kerja di perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin sebagai seorang Marketing.

Saya memiliki sedikit pengalaman bekerja sebagai Marketing Manajer di salah satu perusahaan terkemuka di Surabaya. Dan dengan surat permohonan ini saya siap untuk memberikan kompetensi waktu dan tenaga saya apabila diperlukan dan sangat besar harapan saya agar dapat diberikan kesempatan wawancara maupun tes lainnya.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan surat :

1. Daftar Riwayat Hidup
2. Foto copy Ijazah
3. Foto copy sertifikat
4. Foto copy KTP
5. Foto copy transkrip nilai
6. Pas photo terbaru

Demikian surat lamaran kerja ini, saya ucapakan banyak terima kasih atas perhatian Bapak / Ibu.

Hormat saya,

Abdul Qodir, SE.

LAPORAN

Pengertian dari laporan :

Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu system administrasi Isi dari laporan : Laporan berisi fakta dan data mengenai penelitian, pengamatan, percobaan, pengalaman, dan sebagainya yang diramu menjadi informasi untuk disampaikan kepada pihak lain. Fungsi Laporan : Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas / perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya.

Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi:

1. Fungsi Informatif Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya

2. Fungsi Pertanggung jawaban Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.

3. Fungsi Pengawasan dengan membaca laporan seorang atasan akan mengetahui tugas bawahan 
4.fungsi pengambilan keputusan seorang atasan dapat mengambil sebuah keputusan dari hasil laporan bawahannya

Ada 3 Golongan yang terdapat dalam laporan, yaitu :

A.    Maksud pelaporan

 1 Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.

2 Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.

3 Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.

4 Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif). 
5 Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak.

Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

B.     Bentuk Laporan

1 Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.

2 Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.

3 Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.

4 Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan. 
5 Laporan berbentuk formulir. Laporan berbentuk buku.

C.     Waktu Penyampaian

1 Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.

 2 Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.