management perkantoran

Sebelum membahas tentang pengertian tentang managemen perkantoran, terlebih dahulu dibahas mengenai pengertian managemen dan perkantoran itu sendiri.

          

             Managemen adalah suatu proses dalam usaha pencapaian tujuan yang telah di tetapkan sebelumnya dengan melalui kesjasama orang-orang lain. Adapun perkantoran berasal dari kata kantor, yang berasal dari kata kantoor (bahasa Belanda) yang  memiliki beberapa pengertian, diantaranya : kantoor berarti ruang tempat melakukan pekerjaan tulis-menulis, instansi, atau gedung yang menjadi pusat pengelolaan ketatausahaan. Kantoor juga berarti unit organisasi yang mencangkup pengertian tempat, pegawai kantor, dan kegiatan ketatausahaan.

          Pengertian-pengertian diatas menunjukkan bahwa kantor itu dapat berupa tmpat/gedung, dan dapat berupa juga kegiatannya. Contoh : Wah, kantor anda itu bagus sekali … ruang kerjanya di lantai berapa?

Dari pertanyaan tersebut, menunjukkan bahwa kantor berarti tempat atau gedung dimana anda bekerja. Karena menunjukkan tempat, maka sifatnya statis yang artinya diam, tak berubah, atau tetap tidak berganti. Tetapi apabila didalam suatu tempat atau gedung tersebut terdapat sekelompok orang yang sedang melaksanakan pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat, menghitung, mengetik, dan sebagainya, maka kantor dalam hal ini adalah “kegiatan”.  Kerena menunjukkan kegiatan, maka sifatnya dinamis yang artinya garak dan senantiasa berubah.

          Kantor statis dan dinamis memiliki ciri-ciri seperti dikemukakan oleh A.S Monier , dalam bukunya berjudul Tata Laksana Kantor , sebagai berikut :

·        Tempat itu berupa bangunan yang berfungsi sebagai yang bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada di tempat itu.

·        Pada umumnya jenis pekerjaan berupa tulis-menulis, komunikasi, dan arsip dokumentasi.

·        Di tempat itu terdapat alat-alat kerja seperti : mesin tulis, mesin hitung, mesin ganda, dan lain-lain. Dan perlengkapan seperti : meja, kursi, lemari, rak buku, dan fasilitas kerja, seperti : lampu, air, telepon, dan lain-lain.

Kantor statis berciri pendayagunaan gedung, perlengkapan, dan fasilitasnya guna mendukung aktifitas kantor dinamis , sedangkan kantor dinamis menekankan pada kegiatan pegawai kantor mengolah informas.

          Dari pengertian-pengrtian diatas tadi, dapat dikatakan bahwa “managemen perkantoran” adalah suatu tempat atau proses dimana diselenggarakan kegiatan informasi yang dilakukan oleh orang-orang yang bekerjasama dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

          Untuk lebih jelasnya tentang pengertian managemen perkantoran , berikut ini rumusan yang dikemukakan dari beberapa ahli :

a.    George R. Terry menyatakan bahwa mangemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakan mereka yang melaksanakan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

b.   J.C Denyer merumuskan bahwa managemen perkantoran adalah penarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuan-tujuannya yang khusus degan cara yang sehemat-hematnya.

c.    Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo merumuskan bahwa  managemen perkantoran merupakan kombinasi yang satu sama lain berhubungan dengan erat yakni panduan dari coorporate management (office sebagai kasatuan yang terdiri atas gedung, tanah, personel dan equipment)dan operation management (office work/ pekerjaan kantor).

d.   Drs. Moekijat merumuskan bahwa  management perkantoran itu sebagai penerapan fungsi-fungsi managemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, danpengawasan kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas.

Keempat rumusan tersebut pada dasar nya mengandung maksud yang sama, yaitu bagaimana agar semua tujuan yang telah ditetapkan dapat dilakukan bersama-sama secara teratur dan sistematis dengan berpedoman pada fungsi managemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Jadi, jelas bahwa “managemen perkantoran” adalah proses kerjasama diantara sekelompok orang untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi managemen.