Pengertian dan jenis jenis Surat Dinas

SURAT DINAS

     A.    Pengertian Surat Dinas

Surat Dinas adalah salah satu alat komunikasi yang tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta tentang kedinasan, dibuat oleh pejabat organisasi/instansi pemerintah. Karena surat dinas itu dibuat oleh seseorang dalam kedudukannya sebagai pejabat instansi, pemerintah, maka surat dinas itu disebut juga surat jabatan. Di samping itu dikenal pula sebutan surat resmi untuk surat dinas atau surat jabatan ini, karena surat dinas dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah dalam arti bukan oleh suatu organisasi swasta.

      B. Jenis-jenis Surat Dinas

 Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas adalah sebagai berikut :

a.       Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepadaseseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan izin, permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara, untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok-pokok berikut.

•         Identitas pemohon

•         Isi permohonan.

•         Tujuan dan alasan pemohon.

•         Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

•         Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

b.      Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut :

•         Bagian pembuka,  berisi masalah pokok surat

•         Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.

•         Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

c.       Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi sesorang/barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan :

•         Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan.

•         Data pribadi pihak yang diterangkan.

•         Isi keterangan.

•         Keterangan tanggal berlakunya surat.

•         Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

d.      Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota bersal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

C. Cara Menulis Surat Dinas

Dalam Surat Dinas walaupun pembuat suratnya dari instansi yang berbeda tetap menggunakan bahasa yang resmi, yaitu bahasa Indonesia yang disesuaikan dengan ejaan yang berlaku, sedangkan format baku dalam surat adalah sebagai berikut :

•         Kepala Surat

•         Nomor

•         Hal

•         Lampiran

•         Tanggal Pembuatan Surat

•         Alamat yang dituju

•         Salam pembuka (tidak harus ada)

•         Isi surat

•         Salam penutup (tidak selalu ada)

•         Nama terang, tanda tangan pengirim surat

•         Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis Surat Dinas

Untuk menghindari kesalahan penempatan bagian-bagian surat resmi, ada beberapa hal yang perlu kamu ketahui tentang penulisan surat jenis ini, di antaranya sebagai berikut :

•         Penulisan tanggal surat tidka perlu didahului nama tempat/kota jika nama kota telah tercantum pada kop surat/kepala surat. Selain itu, angka tahun tidka perlu diikuti tanda baca apapun.

•         Apabila dalam surat ada yang dilampirkan, seperti kuitansi, brosur, atau fotokopi, pelampiran tersebut cukup ditulis jumlahnya saja pada lampiran. Jika tidka ada yang dilampirkan berarti kata lampiran tidak perlu dicantumkan dan penulisan langsung pada Nomor Surat dan Perihal.

•         Bagian hal atau perihal hendaknya dituliskan secara ringkas dengan init persoalan yang akan dibahas di dalam surat.

•         Penulisan alamat surat sebagai berikut.

•         Penulisan alamat tidak perlu diawali dengan kata kepada  karena sudah jelas bahwa alamat yang ditulis adalah alamat yang dituju.

Contoh penulisan yang dianjurkan

            Yth. Direktur Personalia PT Makmjr Sejati

                        Jalan Ahmad Yani Nomor 50

                        Surabaya

•         Penulisan sapaan seperti Saudara, Bapak, Ibu, dan Tuan tidak digunakan di depan gelar, pangkat dan jabatan, kecuali, langsung diikuti nama yang dituju.

Contoh penulisan yang tidak dianjurkan:

Yth. Bapak Drs. Sihar Ramses Simaputang

Contoh penulisan yang dianjurkan:

Yth. Bapak Sihar Ramses Simaputang

•         Salam pembuka yang cukup dikenal di antaranya sapaan “dengan hormat”/ sapaan ini ditulis sebagai berikut.

Misalnya: dengan hormat,

Namun demikian, sapaan-sapaan lain pun dapat digunakan. Sapaan-sapaan yang bernada takzim, hormat, resmi dan tidak berlebihan.

•         Kalimat pembuka yang biasa digunakan ada beberapa macam, bergantung pada keperluan surat, seperti contoh berikut.

•         Menyambung surat kami tanggal . .  . No . . .

•         Dengan ini kami beritahukan bahwa . . .

•         Isi surat jangan sampai mengaburkan pembaca. Untuk itu, usahakan agar isinya singkat dan jelas.

•         Salam penutup biasanya menggunakan ketentuan sebagai berikut.

•         Huruf pertama kata salam, hormat dan wassalam ditulis dengan huruf capital.

•         Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma.

                  D.  Contoh  Surat Dinas

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI CILAMAYA

Jln. Raya Sukatani No. 15, Cilamaya, Karawang 41384

Karawang, 12 Maret 2007

Nomor             : 325 /OSIS/07

Lampiran         : satu lembar

Hal                  : Undangan

Yth. Ir. Jaja Saputra

Jln. Raya Cilamaya No. 11

Cilamaya Karawang

       Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap kelestarian lingkungan, khususnya daerah pantai, kami akan mengadakan kegiatan peduli lingkungan dengan menanam pohon bakau (mangrove). Sehubungan dengan itu, kami mengundang Bapak untuk hadir dan memberikan sambutan pada acara tersebut yang akan dilaksanakan pada :

       Hari, Tanggal          : Sabtu, 17 Maret 2007

       Waktu                    : Pukul 10.00 s.d. 14.00 WIB

       Tempat                   : Aula SMA Negeri Cilamaya

          Atas perhatian dan partisipasi Bapak, kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                                                Hormat kami,

                                                                                                                    Ketua OSIS

Agus Nurzaman

Tembusan:

     - Kepala SMA Negeri Cilamaya

- Wakasek Kesiswaan SMA Negeri Cilamaya 39 Lingkungan

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Secara umum sarana dan prasarana kantor adalah jenis alat, perlengkapan, parabot, dan mesin-mesin kantor (office equipment) serta gedung dalam suatu bangunan dimana di dalamnya terdiri atas ruangan kerja. sarana dan prasarana kantor itu juga merupakan fasilitas penunjang keberhasilan pada pelaksanaan pekerjaan kantor, karena apabila dua hal tersebut tidak tersedia atau tidak memadai maka tidak mungkin dapat menghasilkan produk-produk kantor sesuai dengan apa yang diharapkan.

A.    PENGERTIAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

              Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala yang merupakan penunjang terselenggaranya suatu proses.

B.    FUNGSI SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Ø  Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan;

Ø  Meningkatkan produktifitas;

Ø  Hasil kerja lebih berkualitas dan terjamin;

Ø  Lebih memudahkan dalam gerak para pelaku;

Ø  Ketepatan susunan stabilitas pekerja lebih terjamin;

Ø  Menimbulkan rasa nyaman bagi orang-orang yang berkepentingan;

Ø  Menimbulkan rasa puas pada orang-orang yang mempergunakannya.

C.     PERBEKALAN (PERLENGKAPAN KANTOR)

1.     Perabot kantor

Perabot kantor adalah segala ancaman barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor.
Perabot yang paling pokok untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor diantaranya :

a.      Meja tulis, lemari, dan laci;

b.      Meja mesin TIK, dn komputer;

c.       Lemari dan rak;

d.      Filing cabinet;

e.      Rak buku dan lain-lain.

2.     Peralatan/perlengkapan kantor

Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang dipergunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai yang diharapkan.
Peralatan/perlengkapan kantorterdiri atas 2 jenis, yaitu :

a.      Perlengkapan kantor yang habis pakai; dan

b.      Perlengkapan kantor yang awet pakai

3.     Mesin-mesin kantor

Mesin-mesin kantor adalah segala mesin yangh dipergunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang lebih baik dan lebih cepat daripada pekerjaan tangan (manual).
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan pekerjaan kantor dengan efisien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data, ataupu keterangan, khususnya pekerjaan yang bersifat ketatausahaan dengan cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik, dan magnetik.
Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang banyak diperlukan dan banyak di pergunakan dalam rangka menunjan pelaksanaan tugas-tugas perkantoran, antara lain :

a.      Mesin tik manual;

b.      Mesin tik elektrik;

c.       Komputer;

d.      D. mesin stensil; dan

e.      Mesin penghancur kertas;

4.     Pesawat Kantor (mesin kamunikasi)

Pesawat kantor atau mesin kamunikasi adalah mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak diluar kantor.
Mesin-mesin kantor untuk komunikasi dalam suatu perkantoran sangatlah penting, karena berbagai kesiatan seperti menanyakan informasi, membuat janji, memperkenalkan perusahaan, memasarkan barang atau jasa dan lain-lain, merupakan bentuk komunikasi.
Adapun mesin-mesin di kantor diantaranya:

a.      Telepon (telephone)

b.      Ponsel (telepon seluler)

c.       Faksimile (faximile)

d.      Interkom (intercome)

e.      Interior kantor

management perkantoran

Sebelum membahas tentang pengertian tentang managemen perkantoran, terlebih dahulu dibahas mengenai pengertian managemen dan perkantoran itu sendiri.

          

             Managemen adalah suatu proses dalam usaha pencapaian tujuan yang telah di tetapkan sebelumnya dengan melalui kesjasama orang-orang lain. Adapun perkantoran berasal dari kata kantor, yang berasal dari kata kantoor (bahasa Belanda) yang  memiliki beberapa pengertian, diantaranya : kantoor berarti ruang tempat melakukan pekerjaan tulis-menulis, instansi, atau gedung yang menjadi pusat pengelolaan ketatausahaan. Kantoor juga berarti unit organisasi yang mencangkup pengertian tempat, pegawai kantor, dan kegiatan ketatausahaan.

          Pengertian-pengertian diatas menunjukkan bahwa kantor itu dapat berupa tmpat/gedung, dan dapat berupa juga kegiatannya. Contoh : Wah, kantor anda itu bagus sekali … ruang kerjanya di lantai berapa?

Dari pertanyaan tersebut, menunjukkan bahwa kantor berarti tempat atau gedung dimana anda bekerja. Karena menunjukkan tempat, maka sifatnya statis yang artinya diam, tak berubah, atau tetap tidak berganti. Tetapi apabila didalam suatu tempat atau gedung tersebut terdapat sekelompok orang yang sedang melaksanakan pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat, menghitung, mengetik, dan sebagainya, maka kantor dalam hal ini adalah “kegiatan”.  Kerena menunjukkan kegiatan, maka sifatnya dinamis yang artinya garak dan senantiasa berubah.

          Kantor statis dan dinamis memiliki ciri-ciri seperti dikemukakan oleh A.S Monier , dalam bukunya berjudul Tata Laksana Kantor , sebagai berikut :

·        Tempat itu berupa bangunan yang berfungsi sebagai yang bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada di tempat itu.

·        Pada umumnya jenis pekerjaan berupa tulis-menulis, komunikasi, dan arsip dokumentasi.

·        Di tempat itu terdapat alat-alat kerja seperti : mesin tulis, mesin hitung, mesin ganda, dan lain-lain. Dan perlengkapan seperti : meja, kursi, lemari, rak buku, dan fasilitas kerja, seperti : lampu, air, telepon, dan lain-lain.

Kantor statis berciri pendayagunaan gedung, perlengkapan, dan fasilitasnya guna mendukung aktifitas kantor dinamis , sedangkan kantor dinamis menekankan pada kegiatan pegawai kantor mengolah informas.

          Dari pengertian-pengrtian diatas tadi, dapat dikatakan bahwa “managemen perkantoran” adalah suatu tempat atau proses dimana diselenggarakan kegiatan informasi yang dilakukan oleh orang-orang yang bekerjasama dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

          Untuk lebih jelasnya tentang pengertian managemen perkantoran , berikut ini rumusan yang dikemukakan dari beberapa ahli :

a.    George R. Terry menyatakan bahwa mangemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakan mereka yang melaksanakan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

b.   J.C Denyer merumuskan bahwa managemen perkantoran adalah penarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuan-tujuannya yang khusus degan cara yang sehemat-hematnya.

c.    Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo merumuskan bahwa  managemen perkantoran merupakan kombinasi yang satu sama lain berhubungan dengan erat yakni panduan dari coorporate management (office sebagai kasatuan yang terdiri atas gedung, tanah, personel dan equipment)dan operation management (office work/ pekerjaan kantor).

d.   Drs. Moekijat merumuskan bahwa  management perkantoran itu sebagai penerapan fungsi-fungsi managemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, danpengawasan kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas.

Keempat rumusan tersebut pada dasar nya mengandung maksud yang sama, yaitu bagaimana agar semua tujuan yang telah ditetapkan dapat dilakukan bersama-sama secara teratur dan sistematis dengan berpedoman pada fungsi managemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Jadi, jelas bahwa “managemen perkantoran” adalah proses kerjasama diantara sekelompok orang untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi managemen.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Pengertian Administrasi Perkantoran - Istilah administrasi dalam kepustakaan di luar negeri disebut office management atau manajemen kantor. namun banyak juga ahli ahli dari yang memiliki pendapat yang berbeda namun pada intinya,pengertian yang di kemukaan para ahli adalah sama.

Berikut Pengertian Manajemen Kantor (Office Management) Menurut Para Ahli :

1.William Spriegel dan Ernest Daview
Menurut Pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, yang dituliskan dalam buku beliau yaitu Principle of Business Organization and Operation, Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.

2.Edwin Robinson Dan William Leffingwell
Menurut Edwin Robinson Dan William Leffingwell dalam buku beliau yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa administrasi perkantoran sebagai fungsi,yang merupakan turunan dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kator secara efisien,kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.

3.Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, dalam buku beliau yang berjudul National Office Management Association Report, administrasi perkantoran adalah fungsi untuk menyelenggarakan tata pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.George R.Terry
George R.Terry mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul Office Management and Control, administrasi perkantoran adalah perencanaan , pengorganisasian ,perngkordinasian , dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan.

Sebenarnya Sir W.H.Evans dalam bukunya yang berjudul administrasi perkantoran modern menjabarkan administrasi perkantoran adalah fungsi yang sangat berkaitan dengan proses manajemen dan proses pengarahan semua tahap operasi dari kantor, seperti  proses pengolahan data, komunikasi dan ingatan organisasi.

Dalam pengertian lain yang disempitkan .administrasi perkantoran adalah segala kegiatan yang sifatnya teknis seperti ketatausahaan dari suatu kantor yang mempunyai peranan yang penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang operatif, menyediakan keterangan untuk pimpinan,dan juga fungsi untuk membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dan dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bawah administrasi perkantoran atau manajemen kantor ,merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan,mengawasi (melakukan kontrol),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahaan.

Tidak terjadinya administrasi perkantoran akan berakibat terjadinya ketidak tertiban dalam pekerjaan ketatausahaan yang akan menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif,menghambat pengambilan kebijaksanaan atau keputusan oleh pimpinan,dan menghambat perkembangan suatu organisasi.

Demikian Postingan mengenai Pengertian Administrasi Perkantoran , yang saya tulis dengan harapan membantu orang orang yang akan memulai usaha,atau orang yang sedang dalam tahap pengembangan usaha dan terkhusus untuk siswa SMK Jurusan Perkantoran.